Как подойти к многозадачности, чтобы работать быстрее и продуктивнее

Многозадачность крепко встроилась в нашу повседневность и стала почти обязательным умением для тех, кто работает в сфере IT или диджитал. Люди понимают это свойство как способность выполнять несколько задач одновременно.

Вы можете писать код, параллельно созваниваться с коллегами и отвечать на прилетающие письма. Кажется, что делая три дела одновременно, мы справляемся с задачами быстрее, но это не совсем так.

Для по-настоящему одновременного выполнения нескольких задач нам понадобилась бы вторая голова. Люди не умеют в одну и ту же секунду концентрироваться на двух действиях, за которые отвечает префронтальная кора, «думающая» часть головного мозга. На самом деле мы лишь переключаем внимание с одной задачи на другую, туда и обратно, и иногда очень быстро.

Плохая новость в том, что работа в таком режиме менее продуктивна, чем глубокое погружение. Мультизадачность вредит концентрации и даже творческой составляющей — это практически единодушно подтверждают исследования. Наверняка многие замечали этот эффект и на своем опыте: вроде бы делаешь много, но работа почти не продвигается, а только накапливается усталость.

Что делать, чтобы справляться с работой в срок и без ущерба качеству? Есть несколько стратегий, которые отлично друг друга дополняют.

Чтобы понять, за что браться в первую очередь, потребуется оценить важность и срочность задач. Некоторые из них могут быть срочными, но не очень важными, и наоборот. Например, ответ на письмо может оказаться срочным делом, но не настолько важным, как выполнение масштабного проекта на следующей неделе.

Срочные задачи обычно выполняются сразу, а важные лучше приоритизировать по сложности, чтобы не пропустить дедлайн. Как правило, неприятные дела мы отодвигаем на потом, и чем более трудоемкая задача, тем дольше мы ее откладываем. Увы, так работает наша психика. Тем не менее именно проблемные задачи лучше выполнять в начале дня, даже если очень не хочется.

Этот метод называют «Съесть лягушку» по аналогии с идиомой, придуманной Марком Твеном: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».

• Во-первых, работа пойдет быстрее, если вы беретесь за нее со свежей головой, а не в конце рабочего дня, когда энергия уже на нуле.
• Во-вторых, выполнив работу, мы чувствуем удовлетворение. Повышается уровень дофамина, а значит появляется воодушевление и мотивация работать дальше.

В TeamStorm можно настроить кастомные представления, куда будут выведены только задачи с определенным значением в атрибуте «Приоритет». Так вы сразу увидите, за какие задачи взяться в первую очередь.

Выделите время для выполнения определенной задачи или группы задач. Например, два часа вы работаете с базами данных, после в течение получаса созваниваетесь с коллегами, потом снова переключаетесь на сложную задачу, требующую предельной концентрации, а в конце дня 20 минут проверяете электронную почту.

Если не удается сходу прикинуть, сколько времени понадобится на конкретное дело, фокусируйтесь на нем в течение 20-25 минут, после чего сделайте короткий перерыв и снова возвращайтесь к работе. Эта техника известна как метод помидора. Название придумал итальянский студент Франческо Чирилло — он использовал для отсчета времени кухонный таймер в виде томата.

Разделение рабочего времени на блоки помогает сосредоточиться на конкретном виде работы. А чтобы не отвлекаться на уведомления, настройте режим фокусирования на рабочих гаджетах.

Перерывы между разнотипными задачами помогают разгрузить мозг и избежать переутомления. Если вы работаете над несколькими проектами, выделите 10-20 минут, чтобы переключиться с одной темы на другую.

Исследования Американской ассоциации психологов показали, что чем сложнее и непривычнее задача, тем больше времени нам требуется на то, чтобы в нее включиться. Если не дать себе несколько минут на отдых, на работу в дальнейшем может понадобиться больше времени и энергии.

Раздражает, когда нельзя быстро найти нужную вкладку среди десятков, открытых в браузере. Или срочно понадобился документ, а вы помните только, что отправляли его по почте три недели назад, но кому? Чтобы не терять информацию и не тратить много времени на ее поиск, все рабочие материалы нужно четко структурировать.

Сохраняйте полезные ссылки в закладки, а закладки группируйте по типу проекта и категориям. Наделите папки соответствующими названиями и настройте последовательную вложенность — получится что-то вроде оглавления, в котором легко ориентироваться.

Одной генеральной уборкой ограничиться не получится, порядок в цифровом рабочем пространстве придется поддерживать постоянно. Для этого каждую неделю проверяйте свои файлы и перемещайте ненужные в корзину.

В TeamStorm можно действовать подобным образом. Все ваши задачи удобно распределены по папкам, которые, в свою очередь, включены в созданную заранее структуру. Не надо тратить время на ревизию, просто настройте иерархию один раз и добавляйте задачи в соответствующие папки. А если придется пересмотреть структуру — добавьте новую папку и зажатым курсором перетащите в нее задачи из других папок.

У тех, кто работает в распределенных командах, онлайн-встречи с коллегами отнимают много времени. Бесконечные заседания перетекают из одного в другое, в течение дня отвлекают незапланированные звонки.

Частое переключение между индивидуальной работой и заседаниями может серьезно пошатнуть продуктивность.Чтобы побороть это, забронируйте время на собственные задачи в календаре Zoom, Teams или любого другого сервиса для онлайн-конференций. Так вы покажете коллегам, что заняты, и будете уверены, что сможете сосредоточиться на проекте — никто не станет отвлекать.

Планируя задачи с утра, к вечеру можно обнаружить, что успели далеко не все: например, собирались созвониться с клиентом на 10 минут, а в итоге разговаривали все 40. Или пришлось выделить слот для выполнения срочной задачи, прилетевшей в тот же день. Все это ведет к тому, что трудоемкие многосоставные задачи откладываются, и доделывать их приходится в срочном режиме.

Чтобы этого не произошло, выделите резервное время в конце дня, чтобы завершить незаконченные дела. В резерв лучше заложить около 20% времени, то есть час-полтора каждый день. Это рабочий способ не перепланировать дела, а трезво оценивать свои силы.

Это иллюзия, что работая над несколькими задачами параллельно, мы сможем выполнить их быстрее. Как уже упоминалось, многозадачность — это миф. То, что мы принимаем за параллельную работу, — не что иное, как хаотичное переключение внимания между разными ее видами. И чтобы оставаться продуктивным, мотивированным и успевать больше, лучше переключать внимание контролируемо и не забывать про отдых.

Хотите узнать о TeamStorm больше? Запросите демонстрацию, заполнив форму обратной связи.